공공기관의 RFP가 두꺼워졌다?

RFP(Request for Proposal)는 구매자가 공급자에게 구입하려는 제품의 기능, 사양 및 특징등을 일목요연하게 정리하여 제공하는 문서이다. RFP의 목적은 구매자의 요구사항을 공급자에게 그대로 전달하여 커뮤니케이션의 오류가 없도록 하여 구매자가 요구하는 제품을 공급할 수 있도록 하기 위한 것이다. 

그러나, RFP가 모호하게 작성된 경우 공급자는 A를 B로 해석하는 오류가 빈번히 발생하여 전체 프로젝트가 산으로 가는 경우가 발생한다.

이러한 커뮤니케이션 오류를 줄이기 위하여 상세RFP가 의무화 됐다. 즉, 구매자는 요구사항을 상세히 작성하여 공급자가 다르게 해석하여 발생하는 오류를 줄이자는 것이다.

RFP를 명확하게 작성하다 보니 주요 공공기관의 RFP가 두꺼워 졌다. 소프트웨어 사업에 참여하는 업체가 알아서 해석하라는 식에서 요구사항을 상세하게 작성하여 혼란을 줄이도록 바뀐 탓이다. 소프트웨어 산업진흥법 제20조 3항에 의거 공공프로젝트의 RFP 요구사항을 세부적으로 명시하도록 한 규정이 2012년 부터 적용되었기 때문이다.

RFP의 변화는 요구사항을 세부적으로 작성함으로써 실제 프로젝트 진행에 있어서 초기 요구분석 오류를 상당수 줄이게 되어 프로젝트 수행이 수월해졌다는 반응이다.

반면, 사업 담당자는 RFP 작성이 부담스러울 수 밖에 없다. 비슷한 사업의 RFP를 참고해서 작성했던 과거와는 달리 요구분석에 상당한 시간을 들여야 하기 때문이다. 그러면 어떻게 해야 할까?

①사업 담당자가 RFP 명확화에 대하여 충분히 숙지하도록 교육과 모니터링을 지속적으로 실시 해야 한다.

사업 담당자는 취지에 맞춰서 RFP를 상세화 하려고 가이드를 참고해도 실질적인 도움을 주지는 못한다. 왜냐하면, 문서상에 나타난 가이드를 실제 업무에 적용하기 위해서는 본인 혼자만의 노력만 가지고는 힘들기 때문이다. 이는 이해관계자가 얽혀 있는 공공사업구조가 한 사람의 담당자에 의해 결정되는 구조가 아니기 때문이다.

②사업 담당자는 시스템 요구사항 분석, 설계, 구축 및 시험에 이르는 전체 프레임에 대해서 이해해야 한다.

담당자가 한 부서에 오랫동안 머무는 경우는 드물다. 전문성을 키우기 위하여 노력하여도, 담당업무가 바뀌고 나면 또 다시 새로운 업무를 익혀야 하는 것이 현실이다. 따라서, 어느 한 분야에 치우치지 말고 공통부분에 대한 이해를 바탕으로 시스템을 응용할 수 있도록 거시적인 안목을 가질 필요가 있다.

③사업 담당자는 기 구축 시스템에 대해여 충분히 이해 하고 있어야 한다.

대부분의 소프트웨어 사업은 신규사업은 드물고 기존 시스템을 개선하고 유지보수 하는 사업이 다. 담당자의 또 다른 임무는 기존 시스템을 잘 활용하는 것과 동시에 잘못된 부분을 개선하려고 노력하는 것이다. 정보시스템의 투자비용을 회수하기 위해서는 시스템 활용도를 높여야 한다. 활용도는 사업의 구축 목적에 따라 제대로 구축했는지 여부가 결정된다.

RFP 상세화의 최대 목표는 제대로 만들어서 제대로 사용하자는 것에 있다.

 

참고자료 : 상세 요구사항 작성 예시

출처 : 공공기관 RFP가 달라졌다···가이드 맞춰 `꼼꼼하게` (발행일 2013.03.29 안호천기자 hcan@etnews.com)